Strategia środowiska pracy w praktyce workplace managera

Workplace Management to obecnie jedna z najszybciej rozwijających się ścieżek zawodowych w obszarze zarządzania nieruchomościami. Ta nowa specjalizacja od funkcji facility managera odróżnia się profesjonalizacją w obszarze kreowania i zarządzania miejscami pracy (przede wszystkim) biurowej, w kompleksowym podejściu uwzględniającym jej hybrydowy charakter.

Strategia Środowiska Pracy jest kluczowym narzędziem w codziennej praktyce workplace managera. Przy czym zmienia się podejście – od dawniej prowadzonych jednorazowych badań, najczęściej związanych ze zmianą lokalizacji biura, do wykorzystywania techniki metod badań środowiskowych w celu ciągłego monitorowania stylu pracy i wprowadzania ulepszeń w trybie ustawicznym. Ta zmiana podejścia jest spowodowana nie tylko zwiększoną dostępnością technologii monitorujących. Jej główny motor stanowi wzrastająca dynamika przekształceń stylu i organizacji pracy specjalistów i zespołów.

Dlatego duże, wprowadzane jedynie „od wielkiego święta” aktualizacje konceptów przestrzeni pracy są teraz dla wielu firm dalece niewystarczające. Przy czym bazowanie jedynie na badaniach i pomiarach - które dają dobry historyczny obraz działania, ale nie dają firmom przewagi konkurencyjnej.

Dlatego liderzy w branży skupiają się na równoczesnym eksperymentowaniu w wielu obszarach środowiska pracy: modyfikują style pracy, aktywnie dopasowują do nich portfolio rozwiązań biurowych (niekoniecznie ograniczając się do typowych biur własnych), na konkretnych zmianach dotyczących typologii miejsc pracy kończąc. Wykorzystanie Strategii Środowiska Pracy ma więc kluczowy wpływ na kulturę organizacyjną, procesy zmiany organizacyjnej, strategię technologiczną, poza jej oczywistym impaktem na politykę nieruchomościową organizacji.

W tym kontekście workplace manager urasta do roli kluczowego wewnętrznego partnera dla wszystkich CXO (gdzie „X” oznacza dyrektora operacyjnego, finansowego, HR oraz technologicznego). A to wymaga od specjalistów działających w tym obszarze nowych i większych kompetencji z zakresu „jeszcze miększego FM”. „Ilościowy wsad” do strategii środowiskowej można pozyskać, subskrybując różne rodzaje monitoringu lub zamawiając jednorazowe badanie. Jakościowe rekomendacje tworzy się, zatrudniając konsultantów lub poprzez samodzielną analizę danych oraz konsultacje wewnętrzne. Jednak sukces wdrożenia wyników strategii środowiskowej zależy przede wszystkim od skuteczności workplace managera we włączeniu ich do zasobów wiedzy w organizacji.

Dlatego też kluczową umiejętnością, nad jaką powinni pracować specjaliści działający w obszarze Workplace Management, jest wykorzystanie strategii środowiskowej do tworzenia i wspierania wewnątrzorganizacyjnych dokumentów kierunkowych i działań strategicznych, takich jak wytyczne dotyczące stylu pracy, powiązane z nimi dokumenty planowania projektów (takich jak wstępne i finalne business case) czy też wspieranie procesów zarządzania zmianą. A ponieważ tego typu umiejętności niebyły historycznie kojarzone ze stanowiskami w obszarze wsparcia, to jest to zadaniem workplace managerów lub aspirujących do takiej roli facility managerów, aby samodzielnie szukać sposobów na zdobycie tych uzupełniających kompetencji.

O autorce:

Karina Kreja jest dyplomowaną architekt i certyfikowaną rzeczoznawczynią majątkową. Rynkiem nieruchomości i Strategią Środowiska Pracy zajmuje się od ponad 20 lat, zaczynając od ról doradczych w dużych firmach konsultingowych (JLL i CBRE), poprzez Kinnarps – wiodącą firmę wyposażającą biura – do obecnie sprawowanych regionalnych i globalnych stanowisk związanych z zarządzaniem projektami biurowymi i zespołami workplace managerów.