Open costing w usługach sprzątania

Ograniczenia podejścia opartego wyłącznie na cenie

Chcę, żebyś był świadomy, że skupienie się wyłącznie na najniższej cenie może prowadzić do wyboru wykonawcy, który nie zapewni odpowiedniej usługi. Niska cena często wynika z redukcji kosztów w kluczowych obszarach, takich jak wynagrodzenia pracowników, forma zatrudnienia lub jego całkowity brak czy jakość używanych środków czystości i narzędzi, o szkoleniach kompetencyjnych już nie wspomnę. 😉 W efekcie może to prowadzić do częstszych reklamacji, niezadowolenia użytkowników obiektu oraz konieczności przeprowadzania częstszych działań naprawczych. To tyle słowem przestrogi.

Czym jest open costing?

Jest to metoda polegająca na pełnej transparentności kosztów przedstawianych przez potencjalnych wykonawców. W praktyce oznacza to, że potencjalny wykonawca dostarcza szczegółowy kosztorys, w którym wyszczególnione są składowe ceny usługi. Metoda ta sprawdza się w szczególności w usługach na średnich i dużych obiektach takich jak: hale produkcyjne i magazynowe czy centra handlowe. Wszędzie, gdzie istnieje potrzeba zorganizowania i wyposażenia wielu stanowisk pracy dla cleanerów, open costing to najlepsze rozwiązanie przedstawienia oferty, jakie znam. 

Zalety open costing dla FM

1. Transparentność: dzięki szczegółowemu wglądowi w strukturę kosztów można lepiej zrozumieć, za co się płaci, co ułatwia porównanie ofert różnych wykonawców.
2. Lepsza kontrola jakości: znając dokładne koszty poszczególnych elementów usługi, można identyfikować obszary, w których potencjalnie mogłoby dojść do oszczędności kosztem jakości, i odpowiednio reagować.
3. Budowanie zaufania: otwartość wykonawcy w kwestii kosztów może być postrzegana jako oznaka uczciwości i profesjonalizmu, co sprzyja długoterminowej współpracy.

Zawartość kosztorysu open costing

Kosztorys open costing może obejmować:

• Koszty pracy: wynagrodzenia personelu sprzątającego, w tym stawki godzinowe, liczba godzin pracy oraz ewentualne nadgodziny.
• Koszty materiałów: rodzaj i ilość używanych środków czystości, ich ceny jednostkowe oraz dostawcy.
• Koszty sprzętu: amortyzacja lub wynajem sprzętu sprzątającego, jego specyfikacja oraz częstotliwość wymiany.
• Koszty administracyjne: zarządzanie projektem, szkolenia personelu, ubezpieczenia oraz inne koszty operacyjne.
• Marża: nie unikaj pytania o ten składnik. Serio. Jeśli szukasz partnera do współpracy, to warto tę pozycję umieścić.

Przykładowa tabela open costing dla usługi sprzątania

Poniżej przedstawiłem przykład tabeli, którą potencjalni wykonawcy mogliby wypełnić w ramach procesu ofertowego. Dane umieszczone w niej są przypadkowe, więc lepiej się nimi nie kieruj.😉

Oprócz pozycji widocznych w tabeli spotkałem się z prośbą zamawiającego o rozbicie kosztów zatrudnienia na poszczególne składki, jakie powinny być odprowadzane. Myślę, że to było uzasadnione.

Dobrze wiemy, że jeśli nie przypilnujemy w tej materii wykonawcy, to narażamy się na zatrudnienie na czarno albo jakieś nieprawidłowości, a co za tym idzie – na zdemotywowaną kadrę pracowniczą.

Implementacja open costing w procesie wyboru wykonawcy

Aby skutecznie wdrożyć metodę open costing, powinieneś/naś:

1. Opracować standardowy formularz kosztorysu: przygotuj tabelę lub arkusz kalkulacyjny, który wykonawcy będą wypełniać, zapewniając jednolitość i ułatwiając porównanie ofert.
2. Szkolenie wykonawców: przeprowadź spotkania informacyjne lub warsztaty dla potencjalnych wykonawców, aby wyjaśnić im zasady open costing i Twoje oczekiwania dotyczące transparentności.
3. Analiza ofert: dokładnie przeanalizuj otrzymane kosztorysy, zwracając uwagę na ewentualne nieścisłości lub obszary wymagające dodatkowych wyjaśnień.
4. Negocjacje: wykorzystaj uzyskane informacje do negocjacji z wykonawcami, dążąc do optymalizacji kosztów bez utraty jakości usług.

Zagraniczne doświadczenia w stosowaniu open costing

W krajach takich jak Wielka Brytania czy Stany Zjednoczone metoda open costing stopniowo zyskuje na popularności w branży usług sprzątania. Przykładem mogą być duże kontrakty rządowe i korporacyjne, gdzie transparentność kosztów jest kluczowym elementem przetargów. Firmy, które wdrożyły tę metodę, zauważają poprawę relacji z klientami oraz większą stabilność finansową dzięki lepszemu zrozumieniu struktury kosztów i możliwości ich optymalizacji.

Jednym z przykładów zastosowania open costing jest system przetargowy w niektórych krajach skandynawskich, gdzie firmy sprzątające zobowiązane są do przedstawienia szczegółowego zestawienia kosztów. Dzięki temu instytucje publiczne mogą podejmować decyzje nie tylko na podstawie najniższej ceny, ale także oceniać, w jaki sposób środki są alokowane, co pomaga unikać ofert dumpingowych.

Podobne podejście wdrożono w niektórych organizacjach w Wielkiej Brytanii, gdzie przy długoterminowych kontraktach na utrzymanie czystości open costing pozwala klientom lepiej rozumieć strukturę kosztów oraz unikać nieuzasadnionych podwyżek w trakcie trwania umowy.

Czy open costing ma przyszłość w Polsce?

Mimo że metoda ta jest w Polsce stosunkowo rzadko wykorzystywana, to coraz większa liczba facility managerów zaczyna dostrzegać jej zalety. Zmieniające się przepisy dotyczące zamówień publicznych oraz rosnąca presja na transparentność finansową mogą przyczynić się do większego zainteresowania tą metodą.

Jednym z kluczowych wyzwań w jej wdrożeniu jest konieczność edukacji zarówno zamawiających, jak i wykonawców. Nie wszyscy z nich będą chętni do pełnego ujawniania struktury swoich kosztów, obawiając się, że może to negatywnie wpłynąć na ich pozycję negocjacyjną.

Jednak w dłuższej perspektywie open costing przyniesie korzyści obu stronom – zamawiający zyskają większą kontrolę nad budżetem i jakością usług, a wykonawcy – bardziej przewidywalne i stabilne warunki współpracy.

Podsumowanie

Metoda open costing w usługach sprzątania jest innowacyjnym podejściem, które może znacząco poprawić transparentność ofert, a tym samym umożliwić podejmowanie bardziej świadomych decyzji. Przejrzystość kosztów pozwala unikać ukrytych oszczędności na jakości usług i zwiększa kontrolę nad późniejszą realizacją kontraktu.

Choć w Polsce metoda ta jest rzadko stosowana, doświadczenia z zagranicy pokazują, że przynosi ona wymierne korzyści. Wdrożenie open costing wymaga jednak zmiany podejścia do procesu wyboru wykonawcy oraz gotowości do większej transparentności zarówno po stronie firm sprzątających, jak i zamawiających. W obliczu rosnącej konkurencji i presji na jakość usług open costing może stać się jednym z kluczowych elementów profesjonalizacji rynku usług sprzątania w Polsce. 

Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie tej metody, możesz liczyć na profity w postaci bardziej przewidywalnych kosztów, lepszej jakości usług i długoterminowej współpracy opartej na przejrzystości i wzajemnym zaufaniu.