Koszty usług sprzątania

W branży usług czystościowych kluczowe znaczenie ma sposób kalkulacji kosztów. Tradycyjne podejście, bazujące wyłącznie na kosztach pracy, coraz częściej ustępuje miejsca modelowi uwzględniającemu automatyzację i nowoczesne technologie. Jakie są różnice pomiędzy tymi modelami i który z nich jest bardziej efektywny jeśli chodzi o koszty usług sprzątania?

Model oparty na personelu vs. model oparty na technologii

W przypadku modelu opartego na personelu początkowy koszt inwestycji jest niższy, ponieważ nie wymaga dużych nakładów na zakup zaawansowanego wyposażenia. Jednak w dłuższej perspektywie wiąże się z istotnymi kosztami operacyjnymi, obejmującymi wynagrodzenia, świadczenia pracownicze oraz konieczność rekrutacji i szkolenia nowych pracowników w przypadku rotacji kadry.

Efektywność pracy manualnej nie jest stała, ponieważ podlega czynnikom, które wzajemnie na siebie oddziałują. Nie każdy dzień pracy jest taki sam. Wydajność pracowników jest zależna zarówno od doświadczenia, kondycji fizycznej i zaangażowania, jak i czynników zewnętrznych jak zmęczenie czy stres, które mogą wpływać na jakość wykonywanych zadań.
W porównaniu do metod zautomatyzowanych, czas realizacji usługi jest dłuższy, co może wpływać na koszty oraz organizację pracy.

Z kolei model oparty na technologii wymaga większej inwestycji początkowej, ale długoterminowo przynosi znaczące korzyści, ponieważ redukuje koszty pracy, zwiększa efektywność i zapewnia wyższą jakość usług. Maszyny działają szybciej, precyzyjniej i bardziej jednolicie niż praca wykonywana ręcznie, optymalizując zużycie środków czystości i wody. W rezultacie taki model podnosi wydajność operacyjną, standaryzuje jakość sprzątania i obniża długofalowo nakłady finansowe.

‍

Nowoczesne podejście do usług czystościowych bazuje na optymalizacji zasobów, zarządzaniu usługą oraz inwestycji w automatyzację. Zastosowanie robotów sprzątających, systemów dozowania czy cyfrowych narzędzi monitorowania jakości prowadzi do lepszej kontroli i obniżenia kosztów operacyjnych.

Koszty administracyjne vs. koszty operacyjne – jaka powinna być relacja?

Nie ma jednej uniwersalnej wartości określającej relację między kosztami administracyjnymi a operacyjnymi. W dobrze zorganizowanej strukturze zarządzania usługi sprzątania, przy odpowiednim poziomie automatyzacji i optymalizacji procesów, można osiągnąć zdrową proporcję pomiędzy tymi elementami. Kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie struktury organizacyjnej i zarządzania zasobami.

Szkolenia jako element open costingu

Czy szkolenia powinny być uwzględnione w kosztorysie? Zdecydowanie tak. Szkolenia pracowników wpływają bezpośrednio na jakość usługi, bezpieczeństwo pracy i efektywność operacyjną. Przeszkolony personel rzadziej popełnia błędy skutkujące reklamacjami czy uszkodzeniami wyposażenia. W open costingu warto wyodrębnić szkolenia jako osobną pozycję, uwzględniając:

• szkolenia wstępne,
• szkolenia okresowe,
• szkolenia specjalistyczne,
• szkolenia dla kadry zarządzającej.

Nagrody motywacyjne dla personelu – czy warto uwzględnić je w kosztorysie?

Motywowanie pracowników poprzez nagrody uznaniowe może istotnie wpłynąć na ich zaangażowanie i jakość świadczonych usług. Przejrzysty system nagród za jakość pracy, efektywność operacyjną czy innowacyjne podejście do obowiązków jest czynnikiem zwiększającym retencję pracowników. W open costingu warto uwzględnić takie elementy, jak:

• nagrody jakościowe,
• nagrody zespołowe,
• premie za wydajność,
• nagrody za innowacyjność.

Kosztorysowanie usług sprzątania – co jest najważniejsze dla AM i PM?

Dla zamawiających usługi (asset managerów i property managerów) kluczowe jest zapewnienie przejrzystości kosztorysu i możliwości jego dostosowania do dynamicznych zmian na rynku. Choć wielu z nich zna rynkowe stawki, oczekują także analizy i rekomendacji ze strony dostawcy usługi. Współcześnie coraz większą rolę odgrywa model wyceny bazujący na jakości i efektywności – rozliczenie za efekt, a nie jedynie za czas pracy.

Czy jawne przedstawienie marży chroni klienta przed ukrytymi kosztami?

Marża powinna być jasno określona jako osobna pozycja w kosztorysie. Ukrywanie jej w innych kategoriach prowadzi do nieczytelnych wycen i utrudnia porównanie ofert konkurencyjnych. Open costing powinien zawierać szczegółowy podział kosztów operacyjnych, obejmujący wynagrodzenia, koszty nadzoru, technologie, środki czystości itp. Dzięki temu klient ma pełną kontrolę nad strukturą kosztów.

Jak przedstawić wartość środków czystości w open costingu?

Wycena środków czystości powinna uwzględniać nie tylko ich koszt zakupu, ale także ich wydajność, bezpieczeństwo dla użytkowników oraz wpływ na środowisko. Wysokiej jakości środki mogą być bardziej kosztowne, ale ich skuteczność często pozwala na zmniejszenie zużycia i obniżenie długoterminowych kosztów.

Podsumowanie

Open costing to uczciwe i efektywne narzędzie, które pozwala na budowanie długoterminowej współpracy z klientami. Transparentne podejście do kosztów ułatwia analizę i podejmowanie decyzji, a nowoczesne technologie i optymalizacja procesów pozwalają znacząco obniżyć wydatki przy jednoczesnym podniesieniu jakości usług.

Dzięki inwestycji w szkolenia, motywację pracowników oraz nowoczesne technologie firmy sprzątające mogą zwiększyć swoją konkurencyjność i skuteczniej dostosować się do zmieniających się oczekiwań klientów.

‍