Bez paniki!

Jak wskazują wyniki ankiety przeprowadzonej przez Cushman & Wakefield, przepytani generalni wykonawcy są zgodni co do spodziewanej podwyżki cen wykonawstwa i materiałów, choć wspomniany tu wzrost powinien być łagodniejszy w porównaniu do poprzednich lat. Rosnące koszty realizacji nowych powierzchni biurowych skłaniają firmy do analizy czynszów, aby ocenić, czy bardziej opłaca się zostać w dotychczasowej lokalizacji, czy też zmienić biuro. Z danych raportu JLL⁶ (kolejnej wiodącej firmy świadczącej usługi w zakresie nieruchomości) na rok 2024 zarówno za Q3, jak i Q4 wynika, że w Warszawie najwyższe stawki obowiązują w centrum, gdzie czynsze wzrosły do około 28 euro/m²/miesiąc, podczas gdy na obrzeżach mogą wynosić już 18,5 euro.

Najwyższe stawki dyktują budynki nowe i w standardzie premium, natomiast budynki starsze lub poza centrum będą miały ceny znacznie korzystniejsze. Na rynkach regionalnych wg raportu na 2024 rok, czynsze bazowe oscylowały w granicach 11,5–18 euro/m²/miesiąc. Za to koszty eksploatacyjne, wskazane przez BNP Paribas Real Estate⁷ według najnowszych danych, to wydatek rzędu 18-38 zł/m²/miesiąc. Wzrosty odnotowuje się we wszystkich analizowanych obszarach i można spodziewać się ich dalszego utrzymywania⁸. Dla miast regionalnych, choć ceny bazowe mogą się różnić, ogólne trendy będą dalej widoczne.

‍BEZ PANIKI, czyli koszty fit-out w 2025 roku

Wykończenie biura w 2025 roku stanowi nie lada wyzwanie – rosnące ceny, ograniczona podaż nowych powierzchni biurowych oraz niepewna sytuacja geopolityczna zauważalnie wpływają na rynek. W ostatnich latach wydatki na biura systematycznie rosły, co skłoniło firmy do bardziej świadomego zarządzania budżetem, optymalizacji procesów i uważnego wyboru dostawców.

Na rynku nie brakuje porad dotyczących budżetowania, jednak wiele z nich ma charakter promocyjny. Jako architektka i specjalistka z wieloletnim doświadczeniem w nieruchomościach komercyjnych (zdobytym w pracy u deweloperów, wykonawców i w biurach projektowych), przedstawiam szerszą perspektywę bez zbędnych aspektów marketingowych. Niezależnie od tego, czy planujesz nową aranżację czy też modernizację biura, niniejszy przewodnik pomoże Ci zrozumieć podstawowe zasady definiujące koszty i procesy budowlane sprzyjające podejmowaniu świadomych decyzji budżetowych. Zaczynamy!

ABC kosztów fit-out – jak oszczędzać?

Jako Inwestor możesz podjąć wiele działań, żeby utrzymać budżet pod kontrolą, a nawet go ograniczać. Rozważmy kilka możliwości:

A jak Analiza potrzeb

Aby precyzyjnie ocenić, kontrolować i optymalizować efekty pracy, należy zacząć od stworzenia opisu przedsięwzięcia, czyli programu funkcjonalno-użytkowego. Wymaga to analizy strategii biznesowej i celów firmy, w efekcie której powstaje plan obejmujący m.in.:

• liczbę stanowisk i optymalną powierzchnię na osobę,
• podział przestrzeni na strefy (praca skupiona, open space, sale konferencyjne, relaks),
• standard wykończenia,
• wymagania techniczne i akustyczne,
• cele środowiskowe i certyfikację,

a także wiele innych.  Stworzenie rzetelnego programu z reguły wymaga konsultacji z ekspertami, którzy pomogą opracować wytyczne oraz funkcjonalne space plany i projekty wykonawcze.

Na tym etapie należy ocenić stabilność biznesu, a także perspektywę najmu powierzchni (krótko lub długoterminową). Duża, niezutylizowana powierzchnia wiąże się z ryzykiem realnego przepłacania. Z kolei, jeśli biznes ma funkcjonować wiele lat, warto przeanalizować posiadanie biura na własność, w tym również modernizację. Jeżeli zależy nam na powierzchni najmu skrojonej do naszych potrzeb, warto rozważyć przednajem – umowę zawartą przed ukończeniem budynku. Pozwala to na lepsze dopasowanie przestrzeni i redukcję kosztów późniejszych modyfikacji.

B Halo, tu Ziemia!

Przyjrzyjmy się średniej cenie biura w standardzie określonym przez Cushman & Wakefield:

• Sale konferencyjne zajmujące około 10%-20% powierzchni, częściowo z pojedynczymi, przeszklonymi ściankami działowymi
• Zmiany w mniej niż 25% sufitu
• Sufit z płyt gipsowo-kartonowych do sal konferencyjnych
• Charakterystyczne wykończenia ścian recepcji i kawiarni
• Dywany i wykończenia o średniej specyfikacji
• Twarda podłoga w recepcji
• Zmiany w klimatyzacji i wentylacji w celu dostosowania do obłożenia
• Wiele punktów danych dla każdej pozycji biurka

Zauważmy, że średni standard nie uwzględnia istotnych aspektów akustyki, takich jak przeszklone ściany czy sufity o wymaganym współczynniku pochłaniania dźwięku. Tymczasem odpowiednia akustyka jest niezbędna dla komfortu pracy oraz spełnienia współczesnych norm.

Średni standard pomija kwestie certyfikacji ekologicznej – a duża część ich założeń wymaga dodatkowych nakładów budżetowych. Zatem przy ograniczonym budżecie należy liczyć się z kompromisem co do jakości lub rozważyć wzrost nakładów względem standardu średniego.

Natomiast wysoki standard określony wg Cushman nie definiuje szczegółowo zakresu mebli oraz elementów wykończenia premium, dla których w praktyce nie istnieje górna granica cenowa. Nie ma również odniesienia do ergonomii miejsca pracy (np. drobny element dotyczący ustawienia biurek względem elewacji determinuje różne zużycie przestrzeni) czy obecnych trendów personalizacji przestrzeni.

Co więcej, wycena bazuje na pracy od stanu „deweloperskiego”, podczas gdy coraz częściej biura są modernizowane. I tutaj warto zaznaczyć, że przekonanie, że remont istniejącej powierzchni zawsze jest tańszy, może okazać się złudne – o czym więcej w dalszej części artykułu.

Podsumowując, samo określenie „nowy/„stary”, „klasa A” lub „średni” czy „premium” nie będzie równoznaczne z „wszystko na wypasie” lub „wszystko zgodnie z najnowszymi standardami”. By jasno określić, co dany termin dla nas znaczy oraz czy spełnia nasze początkowe oczekiwania, konieczne jest zestawienie tych oczekiwań (programu) z kosztorysem.

C jak Cenna lekcja za brak projektu i kosztorysu

Średnie ceny bazowe często nie odzwierciedlają rzeczywistych kosztów fit-outu z powodu błędnych lub nieskonkretyzowanych pierwotnych założeń. Adekwatną wycenę zapewni dopiero szczegółowy projekt koncepcyjny i wykonawczy. I choć istnieją firmy ofertujące na podstawie space planu, dając zgrubną informację co do realizacji, do rzetelnej oceny inwestycji to już zdecydowanie za mało! Kluczowe jest także przygotowanie kosztorysu inwestorskiego, który pozwoli precyzyjnie porównać oferty rynkowe.

Bardzo istotne jest, aby zarówno kosztorys, jak i oferty nie ograniczały się do jednej, ogólnej pozycji dotyczącej danej branży, lecz były podzielone na szczegółowe klasy robót w ramach każdej specjalności. Dzięki temu możliwe będzie precyzyjne przeanalizowanie ofert rynkowych, które mogą odbiegać w górę i w dół od ustalonej średniej.

Wyższa cena wykonawcy nie zawsze wynika z chęci zwiększenia zysku – może oznaczać uwzględnienie dodatkowych ryzyk lub konserwatywną wycenę, zwłaszcza gdy brakuje projektu wykonawczego. Cena u dużych wykonawców może wskazywać również na wysokie koszty administracyjne, a niekoniecznie wyższą jakość. Zaniżone oferty warto dokładnie przeanalizować, ponieważ niektórzy wykonawcy celowo obniżają cenę w celu zdobycia kontraktu, by później zwiększać koszty poprzez prace dodatkowe. Skrupulatnie analizuj także polecenia projektantów polegających na kupnie drogich produktów. Ich wysoka cena zawiera zwykle wysoką prowizję dla polecającego.

D jak Dramat. Skąd te różnice i czy to na pewno błędy?

Czynniki wpływające na różnicę w końcowej cenie realizacji nie zawsze są oczywiste, a nawet nie zawsze świadczą o błędach! Poniżej kilka zagadnień, na które warto zwrócić uwagę:

• Niedoprecyzowany program użytkowy – zmiana oczekiwań w trakcie realizacji prowadzi do kosztownych modyfikacji oraz odbiega od przyjętej ceny początkowej;
• Brak kosztorysowania zmian – decyzje podjęte bez wcześniejszej analizy kosztów powodują niekontrolowany wzrost wydatków;
• Błędy projektowe i kosztorysowe – rzetelna ocena budżetu jest trudna bez szczegółowych projektów wnętrz i instalacji oraz precyzyjnego określenia standardu wykończenia wnętrz, które istotnie wpływają na finalną cenę;
• “Emotional spending” – wybór droższych, ekskluzywnych materiałów i mebli, a także decyzje o zamiennikach podczas realizacji. Pojedyncza zmiana może wydawać się nieistotna, ale ich suma może znacząco wpłynąć na budżet; Pamiętaj o prowizjach!
• Polityka wykonawców – niska cena początkowa może oznaczać niedoszacowanie kosztów oraz dodatkowe prace i opłaty;
• Wybór generalnego wykonawcy – samodzielne koordynowanie mniejszych wykonawców tworzy szanse na niższe koszty. Duży wykonawca daje stabilność, lecz ustala wysokie marże, w których wliczone są najróżniejsze koszty administracyjne, w tym także ryzyka;
• Zbyt niskie kary za opóźnienia – opóźnienia generują dodatkowe koszty, zwłaszcza w kontekście spłaty czynszu. Kary powinny być dotkliwe i obecne już na etapie planowania i projektowania, aby uniknąć kumulacji problemów na etapie finalnych prac, takich jak instalacje;
• Brak nadzoru budżetu – zakontraktowana osoba z doświadczeniem rynkowym i modelem wynagrodzenia opartym o sukces może pomóc w optymalizacji kosztów i uniknięciu nieprzewidzianych wydatków;
• Nieprzewidziane komplikacje – błędy wykonawcze i projektowe są naturalną częścią procesu budowlanego. Nie zmienia to jednak faktu, że na poprawki należy przewidzieć rezerwę budżetową. W przypadku remontów konieczność zabezpieczenia dodatkowych środków, szczególnie na dostosowanie instalacji, jest jeszcze większa, ponieważ ryzyko niespodziewanych problemów wzrasta.

E jak Ekonomia, czyli gdzie tu oszczędności?

Poza kosztami wykonania fit-outu, warto uwzględnić jego wpływ na koszty operacyjne, zwłaszcza zużycie energii przez oświetlenie, wentylację i klimatyzację. Instalacja systemów monitorujących i oszczędzających energię (takich jak nowoczesne oświetlenie czy strefowa kontrola temperatury) może przynieść realne oszczędności. W tym kontekście dla najlepiej przemyślanych realizacji można spodziewać się oszczędności na poziomie nawet kilkunastu procent.⁸

Optymalizację wydatków ułatwia także wybór mebli z drugiej ręki – profesjonalny upcykling⁹ i renowacja zyskują na popularności. Stosowanie już na wstępie dobrej jakości podłogi czy sufitu spowoduje zmniejszenie potrzeby ich przedwczesnej wymiany. Zmienność sposobu wykonywania pracy powodująca skracanie okresów umów najmu kieruje ku stawianiu na rozwiązania elastyczne, mobilne i łatwe do zaaplikowania do ciągle zmieniających się warunków.

Największym kosztem operacyjnym pozostaje człowiek, dlatego warto zadbać o jego komfort, co wpływa na efektywność i retencję pracowników. Aspekty te są również kluczowe w certyfikacjach takich jak Well, Leed czy Breeam, a także w ideach diversity & inclusion, w tym popularnego ostatnio projektowania inkluzywnego i dla neuroróżnorodności. W kontekście pracy zdalnej i hybrydowej warto rozważyć certyfikację WiredScore, oceniającą odporność technologiczną biura.

Hasła promowane według ESG (akronim oznaczający czynniki ekonomiczne, środowiskowe i korporacyjne, na podstawie których tworzone są oceny pozafinansowe przedsiębiorstw i organizacji), bez odpowiednich liczb mogą nie oddawać istoty problemu. Długofalowych kosztów związanych z zasobami ludzkimi nie znajdziesz w kosztorysie prac fit-out, lecz są one jednym z największych czynników generujących koszty prowadzenia działalności. Dlatego zanim na starcie odrzucisz walkę o drogi certyfikat bądź inny dodatek do przestrzeni biurowej, przeanalizuj, czy w dłuższej perspektywie na tym jednak nie zarobisz?

N jak Negocjacje

Wysokie koszty wprowadzenia do nowego biura skłaniają firmy do wykorzystywania swojej pozycji negocjacyjnej wobec właścicieli budynków. Chcąc przyciągnąć lub zatrzymać najemców, wynajmujący oferują m.in.:”

• Kontrybucję – dopłatę do wykończenia lub remontu biura,
• Okresy bezczynszowe – zwolnienie z czynszu na kilka miesięcy,
• Wsparcie projektowe i atrakcyjne usługi dodatkowe – pomoc w doborze specjalistów i rozwiązań ułatwiających zarządzanie biurem.

Wynegocjowanie dobrych warunków na start pomoże sfinansować biuro zgodne z oczekiwaniami. Ale pamiętaj: Rozpoczynanie inwestycji bez kilku- lub kilkunastoprocentowej rezerwy budżetowej wiąże się z wysokim ryzykiem i może prowadzić do stresujących sytuacji. Nie oznacza to, że środki te zostaną na pewno wykorzystane, jednak ich brak świadczy o niedoszacowaniu kosztów.

Minimalna rezerwa kilku procent jest konieczna przy ścisłej kontroli budżetu, natomiast przy dopuszczalnych zmianach można założyć większy margines. Jeśli inwestycja przebiega w chaosie, bez klarownego programu użytkowego, bez projektu kosztowego i z częstymi zmianami wykonawczymi, różnica między planowanym a rzeczywistym kosztem może sięgnąć nawet kilkudziesięciu procent!

I na koniec…

Skuteczne zarządzanie budżetem fit-outu w 2025 roku będzie zależało od średnich nakładów finansowych firm na ten cel, jasno określonych oczekiwań oraz odpowiedniego nadzoru nad kosztami i realizacją. Kluczowe jest długofalowe i wieloetapowe planowanie budżetu, w tym uwzględnienie rezerwy na nieprzewidziane wydatki, szczególnie w przypadku modernizacji istniejących powierzchni. Coraz większe znaczenie w optymalizacji wydatków zyskują technologie energooszczędne, monitorowanie zużycia zasobów oraz upcykling wyposażenia.

Stabilizacja rynku może zwiększyć przewidywalność kosztów wykonania biura, jednak w dalszym ciągu wyzwaniem pozostanie dostosowanie się do nowych standardów, jak i regulacji. Zakończenie wojny w regionie oraz łagodzenie regulacji mogą poprawić nastroje inwestorów. Jednak bardziej prawdopodobne jest, że obecna sytuacja nie tylko stanowi reakcję na kryzys, lecz także sygnalizuje dążenie do stabilizacji i rynku.

W efekcie pierwotny gwałtowny wzrost na rynku fit-out zostanie zastąpiony przez urealnienie wzajemnych oczekiwań wobec zysków wykonawców, jak i standardu jakości wśród firm oraz inwestorów.

‍